Verhalen en toepassingen

Negen verhalen,
negen verslagen.

De personen in deze verhalen zijn verzonnen. De situaties komen elke week terug: een overleg, een algemene vergadering, een afspraak waarvan je de helft onthoudt. Elke film eindigt met het verslag zoals Aparté het toont.

Maandag · 09:30 · Atelier Sorel · iPhone

Het rondje langs de tafel op maandag

Acht beloftes bij het rondje van maandag. Hoeveel zijn er donderdag nog over?

Elke maandag om 09:30 gaan de acht mensen van Atelier Sorel de tafel rond: twee minuten per persoon, wat je hebt gedaan, wat je gaat doen, wat vastzit. Iedereen praat, iedereen belooft: een klant nabellen, een studio reserveren, een offerte sturen. Vroeger was de helft van die afspraken voor de middag al verdampt.

Nu legt Léa haar iPhone midden op tafel en vraagt of iedereen dat goed vindt; niemand heeft er bezwaar tegen. Een uur later is het verslag verstuurd: twee besluiten, vijf acties, elk met een naam en een datum. Donderdag vraagt niemand wie wat zou doen. De maandag erna begint het team met het teruglezen van de lijst van vorige week.

Breng de deelnemers altijd op de hoogte voordat je opneemt.

Het verslag

Verslag klaariPhone

Maandagoverleg

Atelier Sorel · 30 min

Samenvatting

Acht keer de stand van zaken in dertig minuten. De acceptatietest van de website van Orée is donderdag; de campagne voor Lumen wacht op de reactie van de klant; de fotoshoot schuift op naar vrijdag.

Besluiten

Acceptatietest van de Orée-website op donderdag 22 oktober.
Fotoshoot voor Lumen verschoven naar vrijdag 23 oktober.

Acties

Camille: de klant Lumen nabellen over de beeldendinsdag 20 oktober
Hugo: de acceptatietest van de Orée-website voorbereidenwoensdag 21 oktober
Sarah: de studio voor de fotoshoot reserverendinsdag 20 oktober
Tom: de offerte voor de wintercampagne versturendonderdag 22 oktober
Léa: de weekplanning bijwerkenmaandag 19 oktober

Dinsdag · 10:30 · Cardiologiepraktijk · iPhone

Hélène, met haar moeder bij de cardioloog

Bij de cardioloog onthoud je de helft. Hélène heeft alles bewaard.

Hélène gaat met haar moeder naar de cardioloog. Ze had haar vragen voorbereid, maar in de spreekkamer gaat alles snel: een echo die over moet, een medicijn dat stopt, een ander dat begint, een controle over drie maanden. Bij aankomst vroeg ze de arts of ze mocht opnemen. Hij zei ja.

In de wachtkamer van het laboratorium leest ze het verslag terug met haar moeder en stuurt het daarna naar haar broer, die in Lyon woont. Voor het eerst hebben ze dezelfde versie van wat er is gezegd. Aparté interpreteert niets: het noteert. De arts blijft degene die behandelt.

Vraag de arts altijd om toestemming voordat je opneemt.

Het verslag

Verslag klaariPhone

Consult bij de cardioloog

Jeanne Morel · 22 min

Samenvatting

De cardioloog bespreekt de behandeling van Jeanne. Vóór de volgende controle moet er opnieuw een echo van het hart worden gemaakt. De bètablokker stopt en wordt vervangen door één tablet 's ochtends. Controle over drie maanden.

Besluiten

Nieuwe echo van het hart vóór de volgende controle.
Bètablokker stoppen vanaf morgen.
Nieuwe behandeling: elke ochtend één tablet, bij het ontbijt.

Acties

Hélène Morel: een afspraak maken voor de echovóór 20 november
Jeanne Morel: met de nieuwe behandeling beginnenwoensdag 21 oktober
Secretariaat: de controle van januari inplannen

Dinsdag · 18:30 · Résidence Les Tilleuls · iPad

Sophie en de VvE-vergadering van Les Tilleuls

Twee uur algemene vergadering. Het verslag dezelfde avond nog.

Sophie zit in het VvE-bestuur van Résidence Les Tilleuls. De algemene vergadering duurt twee uur en de stemmingen volgen elkaar op: de renovatie van de voorgevel, € 42.000, in twee keer opgevraagd; de beheerder voor een jaar verlengd; de intercom uitgesteld tot volgend jaar. Voor de start vraagt ze de zaal of ze mag opnemen en legt dan haar iPad op tafel. Ze volgt de discussie in plaats van alles op te schrijven.

Dezelfde avond stuurt ze het verslag naar de eigenaren die er niet waren. De officiële notulen komen pas over een maand. De volgende dag houden twee buren haar op de trap staande om haar te bedanken, en een derde vraagt hoe ze dat heeft gedaan.

Breng de deelnemers altijd op de hoogte voordat je opneemt.

Het verslag

Verslag klaariPad

Algemene vergadering van de VvE

Résidence Les Tilleuls · 1 uur 32 min

Samenvatting

De vergadering stemt in met de renovatie van de voorgevel en verlengt de beheerder voor een jaar. De vervanging van de intercom wacht tot volgend jaar.

Besluiten

Renovatie van de voorgevel aangenomen: € 42.000, in twee keer opgevraagd.
Beheerder voor een jaar verlengd.
Vervanging van de intercom uitgesteld tot volgend jaar.

Acties

VvE-bestuur: drie offertes voor de gevelrenovatie aanvrageneind november
Beheerder: de eerste termijn opvragenbegin januari

Woensdag · 15:00 · Het atelier van Lucas · iPhone

Lucas en de distributeur uit Rotterdam

Onderhandelen in het Engels terwijl het niet je eigen taal is. Lucas vond alles terug in het verslag.

Lucas maakt jam in zijn atelier. Sanne van Dijk, die delicatessenwinkels in Nederland bevoorraadt, komt bij hem langs: veertig winkels, pallets van 120 potten, betaling na zestig dagen. Ze praat snel, in het Engels, en het Engels van Lucas is roestig. Voor de afspraak heeft hij de vergadertaal op Engels gezet; aan het begin vraagt hij Sanne of hij mag opnemen voor het verslag. Ze stemt in.

's Avonds is het verslag er, in het Engels, net als de vergadering: acht producten in 40 winkels vanaf maart, één bestelling per maand, betaling na 45 dagen, nadat hij dertig dagen had gevraagd en zij zestig. Hij stuurt het naar Sanne ter bevestiging, zonder iets terug te vertalen.

Vraag je gesprekspartner altijd om toestemming voordat je opneemt.

Het verslag

Verslag klaariPhone

Distribution deal with Van Dijk Foods

Distributie Nederland · 50 min

Samenvatting

Sanne van Dijk will list six jams and two honeys in 40 Dutch delicatessens from March. Orders come monthly, in pallets of 120 jars. Lucas asked for payment at 30 days, Sanne at 60: they settled on 45.

Besluiten

Eight products listed in 40 shops from March.
Monthly orders, pallets of 120 jars.
Payment terms: 45 days.

Acties

Lucas Bernard: Send the price list in euros, excluding VATFriday 23 October
Sanne van Dijk: Confirm the 40 shops and the launch dateEnd of October
Lucas Bernard: Prepare the Dutch labelsMid-January

Woensdag · 18:00 · Kantoor van advocaat Laurent · iPad

Paul en zijn advocaat

Een eerste gesprek bij de advocaat. Hij gaat naar huis met zijn lijst.

Paul heeft een geschil met zijn vorige verhuurder. Bij advocaat Laurent komt alles tegelijk: de mogelijkheden, de termijnen, de stukken die hij moet verzamelen, wat het kan kosten. Hij vraagt of hij mag opnemen om het thuis terug te lezen; ze stemt in.

's Avonds is zijn lijst klaar: het huurcontract, de huurkwitanties, de e-mails, vóór de 15e. Hij komt met een compleet dossier naar de tweede afspraak, en ze winnen een half uur.

Vraag je gesprekspartner altijd om toestemming voordat je opneemt.

Het verslag

Verslag klaariPad

Eerste gesprek

Geschil met de vorige verhuurder · 55 min

Samenvatting

Advocaat Laurent stelt voor eerst een ingebrekestelling te sturen en daarna bemiddeling te vragen als de verhuurder niet binnen een maand reageert. Er geldt een termijn van drie jaar om actie te ondernemen. De eerste stap gebeurt tegen een vast tarief.

Besluiten

Eerst een ingebrekestelling, daarna zo nodig bemiddeling.
Vast tarief van € 600 voor de eerste stap.

Acties

Paul Girard: het huurcontract en het opleverrapport verzamelendonderdag 15 oktober
Paul Girard: de huurkwitanties bij elkaar zoekendonderdag 15 oktober
Paul Girard: de e-mails met de verhuurder exporterendonderdag 15 oktober
Advocaat Laurent: de ingebrekestelling opstellenna ontvangst van de stukken

Donderdag · 14:00 · Salon Ville & Mobilités · iPad

Inès bij het rondetafelgesprek

Een rondetafelgesprek, vier sprekers, één notitieboekje. Inès koos ervoor te luisteren.

Inès is onderzoeker en werkt aan de stad van morgen. Op de Salon Ville & Mobilités noemen vier sprekers het ene cijfer na het andere: de fiets, koelere schoolpleinen, de renovatie van appartementencomplexen, de bezorging. Bij de opening meldt de moderator dat het gesprek mag worden opgenomen. Inès houdt haar iPad op schoot en luistert.

's Avonds, in het hotel, vindt ze elke spreker terug, elk cijfer, en de twee studies die ze wilde lezen. Ze maakt er een draadje van voor haar team, nog voor het eten.

Neem alleen op als de organisatie en de sprekers dat toestaan.

Het verslag

Verslag klaariPad

Rondetafelgesprek · De stad van morgen

Salon Ville & Mobilités · 1 uur 30 min

Samenvatting

Vier sprekers over de stad van morgen: de plaats van de fiets, koelere schoolpleinen, de renovatie van appartementencomplexen en de bezorging van de laatste kilometer.

Onderwerpen

Mobiliteit · Anne Ferrand

Een doorlopend fietsnetwerk zou het aandeel van de fiets vóór 2035 verdubbelen.

Verkoeling · Malik Diop

Groene schoolpleinen zijn 's zomers 4 °C koeler.

Renovatie · Claire Morin

Gerenoveerde appartementencomplexen halveren hun stookkosten.

Bezorging · Paul Weber

Afhaalpunten in de wijk vervangen een derde van de thuisbezorgingen.

Acties

Inès Haddad: het rapport “Ville 2040” zoeken dat Anne Ferrand noemde
Inès Haddad: de studie over groene schoolpleinen lezen die Malik Diop noemde

Vrijdag · 17:00 · Maison Orée · Apple Watch en iPhone

Claire en de stuurgroep van vrijdag

De stuurgroep van vrijdag, zonder iemand die alles moet opschrijven.

Claire Vasseur leidt het project voor de nieuwe website van Maison Orée. Elke vrijdag vergadert de stuurgroep: vijf mensen, een uur, en tot nu toe een assistente die haar avond kwijt was aan het netjes overschrijven van haar aantekeningen. Deze vrijdag zegt Claire tegen de anderen aan tafel dat ze opneemt, tikt op haar horloge en legt haar iPhone neer. Ze doet mee aan de discussie in plaats van die op te schrijven.

Een uur later, in de taxi, is het verslag klaar: ontwerp B gekozen voor de startpagina, lancering vastgesteld op maandag 30 november, fotobudget verhoogd naar € 8.000. Drie acties, drie namen, drie datums. Ze verstuurt het als PDF nog voordat ze thuis is. Maandag vraagt niemand wat er was besloten.

Breng de deelnemers altijd op de hoogte voordat je opneemt.

Het verslag

Verslag klaarApple Watch en iPhone

Stuurgroep nieuwe website

Maison Orée · 1 uur 5 min

Samenvatting

De stuurgroep kiest ontwerp B voor de startpagina en legt de lancering vast op maandag 30 november. Het budget voor de fotoreportage gaat naar € 8.000, uit de reserve. De Engelse versie wacht tot januari.

Onderwerpen

Startpagina

Ontwerp B: beeld over het hele scherm, direct naar de webwinkel.
Twee opmerkingen over het mobiele menu verwerken.

Planning

Acceptatietest van 16 tot 20 november, lancering op de 30e.

Besluiten

Ontwerp B gekozen voor de startpagina.
Lancering vastgesteld op maandag 30 november.
Fotobudget verhoogd naar € 8.000, uit de reserve.

Acties

Claire Vasseur: de definitieve teksten van de productpagina's versturenvrijdag 23 oktober
Julien Marchetti: het mobiele menu aanpassen op basis van de twee opmerkingenwoensdag 28 oktober
Inès Darmon: de fotograaf boeken voor de shoot van 5 novembermaandag 26 oktober

Vrijdag · 19:00 · Langs het kanaal · Apple Watch

Mehdi, de projectbespreking al wandelend

De enige vergadering van de week waarin niemand hem onderbreekt.

Mehdi heeft zijn bedrijf in zijn eentje opgericht. Geen stuurgroep, geen collega die hem achter de broek zit. Dus loopt hij op vrijdagavond twintig minuten langs het kanaal en praat tegen zijn horloge: hoe de investeringsronde ervoor staat, wat er vastzit bij de dienstverlener, wat hij maandag moet doen.

Als hij terug is, ligt het verslag klaar: twee besluiten waarvan hij niet had toegegeven dat hij ze al had genomen, vier acties met hun termijn. Hij zet ze over in zijn agenda. Hij zegt dat het de enige vergadering van de week is waarin niemand hem onderbreekt.

Het verslag

Verslag klaarApple Watch

Terugblik op de week

Alleen, al wandelend · 20 min

Samenvatting

Mehdi blikt terug op de week. Twee van de vijf fondsen zijn nog geïnteresseerd in de investeringsronde. De dienstverlener loopt vast op de export van de gegevens. Maandag begint met een telefoontje naar de dienstverlener.

Besluiten

Eerst inzetten op de twee geïnteresseerde fondsen, pas daarna andere benaderen.
De levering van de dienstverlener opsplitsen in twee delen.

Acties

Mehdi: de dienstverlener bellen om het eerste deel vast te leggenmaandag 26 oktober
Mehdi: de bijgewerkte cijfers naar beide fondsen sturendinsdag 27 oktober
Mehdi: het contract met de dienstverlener doorlezenwoensdag 28 oktober
Mehdi: twee uur vrijmaken voor het dossier van de investeringsrondedonderdag 29 oktober

Zaterdag · 09:00 · Het huis van Julien · iPhone

Julien en de aannemer

“We beginnen op de 4e, reken op zes weken.” En de rest?

Julien verbouwt zijn huis. De aannemer komt op een zaterdagochtend langs, loopt alle kamers door en praat snel: de dekvloer, het herstel van de draagmuur, de planning van de loodgieter, “we beginnen op de 4e, reken op zes weken”. Julien vraagt of hij mag opnemen om niets te vergeten; de aannemer glimlacht: “Ga je gang.”

's Avonds leest Julien het verslag terug, verbetert een naam en stuurt het terug naar de aannemer, om zeker te weten dat ze elkaar goed hebben begrepen. De offerte komt drie dagen later en neemt dezelfde regels over.

Breng je gesprekspartner altijd op de hoogte voordat je opneemt.

Het verslag

Verslag klaariPhone

Bezoek van de aannemer

Verbouwing van het huis · 1 uur 5 min

Samenvatting

De werkzaamheden beginnen op woensdag 4 november en duren zes weken. Eerst wordt de dekvloer gestort; het herstel van de draagmuur wacht op het advies van de constructeur. De loodgieter komt in de derde week.

Besluiten

Start op woensdag 4 november, zes weken werk.
Dekvloer storten vóór het herstel van de draagmuur.
Loodgieter in de derde week, van 16 tot 20 november.

Acties

Entreprise Morin: de gedetailleerde offerte sturendinsdag 20 oktober
Julien Roche: het advies van de constructeur vragenvrijdag 30 oktober
Julien Roche: de woonkamer leeghalen voor de startdinsdag 3 november

Wat Aparté doet

Aparté neemt op met één tik, op de iPhone, iPad of Apple Watch.
De transcriptie gebeurt op het apparaat: de audio blijft daar.
Met je toestemming gaat de transcriptie naar Claude, die het verslag schrijft: een samenvatting, de onderwerpen, de besluiten, de acties met hun actiehouder en termijn, als die zijn genoemd.
Je agenda kan de titel en de deelnemers aanleveren; je voegt zelf een klant of notities toe.
Het verslag deel je als PDF, tekst of Markdown.
Een elders gemaakte opname, een spraakmemo of een bestand van een dicteerapparaat, kun je importeren: ook die wordt een verslag.

Wat het niet doet

Het doet niet mee aan een videogesprek: het luistert naar de zaal.
Het herkent nog niet wie er spreekt.
Het geeft geen medisch, juridisch of financieel advies: het noteert wat er is gezegd.
Het neemt niemand op zonder dat die het weet: breng de deelnemers altijd op de hoogte voordat je opneemt.

Meer dan veertig toepassingen

Overal waar mensen praten en beslissen. Breng de anderen altijd op de hoogte voordat je opneemt.

Met het team

Projectbespreking met het team: Voortgang, knelpunten, volgende stappen. Het verslag scheidt wat is besloten van wat nog openstaat, en elke actie heeft een naam.
Rondje langs de tafel: Acht mensen, elk twee minuten. De iPhone midden op tafel; aan het eind de acties per persoon, zonder dat iemand de pen hoefde vast te houden.
Stuurgroep: De knopen die vandaag zijn doorgehakt, met de cijfers erbij, klaar om te versturen naar wie er niet bij was.
Weekoverleg: Elke maandag hetzelfde overleg: de lijst met verslagen wordt de geschiedenis van het project, per klant geordend.
Retrospective: Wat werkte, wat haperde, wat we veranderen. De besluiten van de retro raken niet meer kwijt tussen twee sprints.
Overdracht van een dossier: Wie vertrekt, legt uit; wie begint, luistert. Het verslag blijft het geheugen van het dossier.
Crisisoverleg: Er wordt snel gepraat en snel besloten. Het verslag bewaart de volgorde van de besluiten en wie wat doet.
Sollicitatiegesprek: Met toestemming van de kandidaat. Je luistert naar de persoon in plaats van aantekeningen te maken; daarna vergelijk je verslagen, geen herinneringen.

Alleen, hardop

Projectbespreking in je eentje: Op vrijdagavond, al wandelend: waar sta ik, wat zit vast, wat doe ik maandag. Het horloge luistert, Claude ordent: de besluiten aan de ene kant, de acties aan de andere.
Direct nabespreken: Net na een afspraak, in de geparkeerde auto: drie minuten om te vertellen wat er gebeurde. Het verslag is klaar voordat je op kantoor bent.
Een presentatie voorbereiden: Je oefent hardop; het verslag geeft de opbouw van wat je net hebt verteld.
Dagboek van de bouw of het veldwerk: Elke avond: wat er is gedaan, wat er ontbreekt, wat er besteld moet worden.
Weekplanning: Op maandagochtend praat je tegen jezelf; de acties van de week komen eruit, met hun termijn.

Klanten, leveranciers, vakmensen

Klantafspraak: De behoefte, het budget, de termijnen, in de woorden van de klant zelf. Het verslag gaat dezelfde avond nog weg: de klant ziet dat er is geluisterd.
Overleg met een aannemer: Renovatie, uitbouw, keuken: wat de vakman heeft beloofd, voor wanneer, voor welke prijs. Een schriftelijke bevestiging om hem terug te sturen, nog vóór de offerte.
Bezoek aan de bouwplaats: Je loopt, wijst aan, praat. Opleverpunten en herstelwerk worden een lijst met gedateerde acties.
Onderhandeling: Wat elke partij toegaf, in de volgorde waarin het gebeurde.
Briefing voor een bureau of freelancer: Wat er wordt verwacht, wat niet, de opleverdatum: de briefing op papier, zonder dat je hem hoeft te schrijven.
Vakbeurs: Tien gesprekken op een dag; 's avonds tien verslagen, per bedrijf geordend.
Telefoongesprek met een leverancier: Telefoon op de luidspreker, horloge ernaast; of het gesprek opgenomen door je provider en daarna geïmporteerd. Breng de ander altijd op de hoogte.

Advies en klantgerichte beroepen

Workshop met een consultant: Drie uur post-its en discussie; het verslag geeft de synthese en de vervolgtrajecten.
Coachinggesprek: Met toestemming van de gecoachte. De voornemens voor het volgende gesprek.
Architect en klant: De keuzes, materialen, budget, beperkingen, en wat er nog moet worden beslist.
Makelaar bij een bezichtiging: Wat de koper mooi vond, wat hem tegenhoudt, de vragen voor de verkoper.
Fotograaf en bruidspaar: Het verloop van de dag, de foto's die niet mogen ontbreken, de namen om te onthouden.

De afspraken waarbij je iets mag vergeten

Bij de dokter: Met toestemming van de arts. De specialist praat snel, je bent ongerust, je onthoudt de helft. Het verslag bewaart de geplande onderzoeken, de genoemde behandeling, de vragen voor de volgende keer. Aparté noteert; de arts blijft degene die behandelt.
Bij de advocaat: Met toestemming van de advocaat. De mogelijkheden, de termijnen, de stukken die je moet verzamelen. Je leest het thuis rustig terug.
Bij de notaris: Een nalatenschap, een aankoop: de stappen, de documenten, de datums voor de ondertekening.
Bij de bank: De lening, de rente, de voorwaarden die mondeling zijn genoemd.
Pensioenadviseur, verzekeraar, schade-expert: Wat er is beloofd, wat je moet opsturen, en naar wie.
Aan het loket van een overheidsdienst: De lijst met documenten die je moet aanleveren, eindelijk compleet.

Gezin, school, buurt, verenigingen

Oudergesprek op school: Wat de leerkracht over je kind zei, wat er wordt voorgesteld, de volgende afspraak. Gedeeld met de andere ouder, die niet kon komen.
VvE-vergadering: De stemmingen, de bedragen, de besloten werkzaamheden, lang vóór de officiële notulen.
VvE-bestuur, verenigingsbestuur, sportclub: De besluiten van de avond, de volgende ochtend naar de leden gestuurd.
Familieoverleg over een oudere ouder: Broers en zussen komen bij elkaar: wie gaat mee naar de afspraken, wie regelt de papieren. Het verslag voorkomt het “ik dacht dat jij dat deed”.
Een bruiloft, reis of verhuizing organiseren: Elk organisatieoverleg levert een eigen takenlijst op.

Leren en doorgeven

Congres en rondetafelgesprek: Als de organisatie het toestaat. De kernideeën van elke spreker, de genoemde cijfers, de bronnen om op te zoeken.
Training, seminar: De hoofdlijnen van de dag en de oefeningen om opnieuw te doen.
Mentorgesprek: De adviezen die je kreeg en wat je je voorneemt te proberen.
Interview voor onderzoek of reportage: Met toestemming van de geïnterviewde. Het ruwe materiaal, getranscribeerd, en een eerste synthese.

In meerdere talen

Vergadering in het Engels met een partner: De transcriptie en het verslag in het Engels, of in de taal die voor de vergadering is gekozen.
Europees team: Een vergadering in het Duits, een andere in het Spaans: elk krijgt een eigen verslag, in de eigen taal.

Je volgende vergadering,
al een verslag.

Download in de App Store

1 uur verslagen gratis per maand, 3 maanden lang. Voor iPhone, iPad en Apple Watch.

De personen en plaatsen in deze verhalen zijn verzonnen. 3D-model van de iPad: “Apple Pencil & iPad Pro” door eltayerkebulan (Sketchfab), CC BY 4.0.