Historias y usos

Nueve historias,
nueve resúmenes.

Las personas de estas historias son ficticias. Las situaciones, en cambio, se repiten cada semana: un comité, una junta, una cita de la que uno solo recuerda la mitad. Cada vídeo termina con el resumen tal como aparece en Aparté.

Lunes · 9:30 · Atelier Sorel · iPhone

La reunión de equipo del lunes

Ocho promesas en la reunión del lunes. ¿Cuántas quedan el jueves?

Cada lunes a las 9:30, las ocho personas del Atelier Sorel hacen una ronda: dos minutos cada una, lo que han hecho, lo que van a hacer, lo que les bloquea. Todos hablan, todos prometen: llamar a un cliente, reservar un estudio, enviar un presupuesto. Antes, la mitad de los compromisos se esfumaban antes del mediodía.

Ahora, Léa deja su iPhone en el centro de la mesa y pregunta si a todos les parece bien; nadie pone pegas. Una hora después, el resumen ya ha salido: dos decisiones, cinco acciones, cada una con un nombre y una fecha. El jueves, nadie pregunta quién tenía que encargarse. El lunes siguiente, el equipo empieza releyendo la lista de la semana anterior.

Avise siempre a los participantes antes de grabar.

El resumen

Resumen listoiPhone

Reunión de equipo del lunes

Atelier Sorel · 30 min

Síntesis

Ocho puntos de avance en treinta minutos. Las pruebas de la web de Orée son el jueves; la campaña Lumen espera la respuesta del cliente; la sesión de fotos pasa al viernes.

Decisiones

Pruebas de aceptación de la web de Orée el jueves 22 de octubre.
Sesión de fotos de Lumen aplazada al viernes 23 de octubre.

Acciones

Camille: volver a contactar con el cliente Lumen por los visualesmartes, 20 de octubre
Hugo: preparar las pruebas de la web de Oréemiércoles, 21 de octubre
Sarah: reservar el estudio para la sesión de fotosmartes, 20 de octubre
Tom: enviar el presupuesto de la campaña de inviernojueves, 22 de octubre
Léa: actualizar la planificación de la semanalunes, 19 de octubre

Martes · 10:30 · Consulta de cardiología · iPhone

Hélène, en el cardiólogo con su madre

En el cardiólogo, uno se queda con la mitad. Hélène lo conservó todo.

Hélène acompaña a su madre al cardiólogo. Había preparado sus preguntas, pero en la consulta todo va rápido: una ecografía que repetir, un medicamento que dejar, otro que empezar, una revisión dentro de tres meses. Al llegar, le preguntó al médico si podía grabar. Él dijo que sí.

En la sala de espera del laboratorio, relee el resumen con su madre y luego se lo envía a su hermano, que vive en Lyon. Por primera vez, tienen la misma versión de lo que se dijo. Aparté no interpreta nada: anota. Quien trata a la paciente sigue siendo el médico.

Pida siempre el consentimiento del médico antes de grabar.

El resumen

Resumen listoiPhone

Consulta de cardiología

Jeanne Morel · 22 min

Síntesis

El cardiólogo revisa el tratamiento de Jeanne. Hay que repetir una ecografía cardíaca antes de la próxima revisión. Se suspende el betabloqueante y se sustituye por un comprimido por la mañana. Revisión dentro de tres meses.

Decisiones

Repetir la ecografía cardíaca antes de la próxima revisión.
Suspensión del betabloqueante a partir de mañana.
Nuevo tratamiento: un comprimido cada mañana, con el desayuno.

Acciones

Hélène Morel: pedir cita para la ecografíaantes del 20 de noviembre
Jeanne Morel: empezar el nuevo tratamientomiércoles, 21 de octubre
Secretaría: fijar la revisión de enero

Martes · 18:30 · Résidence Les Tilleuls · iPad

Sophie y la junta de Les Tilleuls

Dos horas de junta general. El resumen, esa misma noche.

Sophie forma parte de la junta directiva de la Résidence Les Tilleuls. La junta general dura dos horas y las votaciones se suceden: la rehabilitación de la fachada que da a la calle, 42.000 €, en dos derramas; el administrador de fincas, renovado por un año; el portero automático, aplazado al año que viene. Antes de empezar, pregunta a la sala si puede grabar y deja su iPad sobre la mesa. Sigue los debates en lugar de anotarlo todo.

Esa misma noche, envía el resumen a los propietarios que no asistieron. El acta oficial llegará dentro de un mes. Al día siguiente, dos vecinos la paran en la escalera para darle las gracias, y un tercero le pregunta cómo lo ha hecho.

Avise siempre a los participantes antes de grabar.

El resumen

Resumen listoiPad

Junta general de propietarios

Résidence Les Tilleuls · 1 h 32 min

Síntesis

La junta aprueba la rehabilitación de la fachada que da a la calle y renueva al administrador de fincas por un año. El cambio del portero automático esperará al año que viene.

Decisiones

Aprobada la rehabilitación de la fachada que da a la calle: 42.000 €, en dos derramas.
Administrador de fincas renovado por un año.
Cambio del portero automático aplazado al año que viene.

Acciones

Junta directiva: pedir tres presupuestos para la fachadafinales de noviembre
Administrador de fincas: enviar la primera derramaprincipios de enero

Miércoles · 15:00 · El taller de Lucas · iPhone

Lucas y la distribuidora de Róterdam

Negociar en inglés cuando no es su idioma. Lucas lo encontró todo en el resumen.

Lucas hace mermeladas en su taller. Sanne van Dijk, que distribuye a tiendas gourmet de los Países Bajos, viene a verlo: cuarenta tiendas, palés de 120 tarros, pago a sesenta días. Habla rápido, en inglés, y el inglés de Lucas está oxidado. Antes de la cita, puso el idioma de la reunión en inglés; al principio, le pregunta a Sanne si puede grabar para el resumen. Ella acepta.

Por la noche, el resumen está listo, en inglés como la reunión: ocho productos en 40 tiendas a partir de marzo, un pedido al mes, pago a 45 días, después de que él pidiera treinta y ella sesenta. Se lo envía a Sanne para que lo confirme, sin tener que traducir nada.

Pida siempre el consentimiento de su interlocutor antes de grabar.

El resumen

Resumen listoiPhone

Distribution deal with Van Dijk Foods

Distribución en los Países Bajos · 50 min

Síntesis

Sanne van Dijk will list six jams and two honeys in 40 Dutch delicatessens from March. Orders come monthly, in pallets of 120 jars. Lucas asked for payment at 30 days, Sanne at 60: they settled on 45.

Decisiones

Eight products listed in 40 shops from March.
Monthly orders, pallets of 120 jars.
Payment terms: 45 days.

Acciones

Lucas Bernard: Send the price list in euros, excluding VATFriday 23 October
Sanne van Dijk: Confirm the 40 shops and the launch dateEnd of October
Lucas Bernard: Prepare the Dutch labelsMid-January

Miércoles · 18:00 · Despacho de la abogada Laurent · iPad

Paul y su abogada

Primera consulta con la abogada. Sale con su lista.

Paul tiene un litigio con su antiguo casero. En el despacho de la abogada Laurent, todo llega a la vez: las opciones, los plazos, los documentos que reunir, lo que puede costar. Pregunta si puede grabar para releerlo en casa; ella acepta.

Por la noche, tiene su lista: el contrato de alquiler, los recibos, los correos, antes del día 15. Llega a la segunda cita con el expediente completo, y ganan media hora.

Pida siempre el consentimiento de su interlocutor antes de grabar.

El resumen

Resumen listoiPad

Primera consulta

Litigio con el antiguo arrendador · 55 min

Síntesis

La abogada Laurent propone enviar primero un requerimiento formal y, si el arrendador no responde en un mes, acudir a la conciliación. El plazo para actuar es de tres años. La primera fase tiene una tarifa fija.

Decisiones

Primero el requerimiento formal; después, si hace falta, la conciliación.
Tarifa fija de 600 € para la primera fase.

Acciones

Paul Girard: reunir el contrato de alquiler y el inventario de salidajueves, 15 de octubre
Paul Girard: juntar los recibos del alquilerjueves, 15 de octubre
Paul Girard: exportar los correos intercambiados con el arrendadorjueves, 15 de octubre
Abogada Laurent: redactar el requerimiento formalal recibir los documentos

Jueves · 14:00 · Salon Ville & Mobilités · iPad

Inès en la mesa redonda

Una mesa redonda, cuatro ponentes, una sola libreta. Inès eligió escuchar.

Inès es investigadora y trabaja sobre la ciudad del mañana. En el Salon Ville & Mobilités, cuatro ponentes encadenan cifras: la bicicleta, el frescor de los patios de colegio, la rehabilitación de los edificios de viviendas, los repartos. Al empezar, el moderador anuncia que la sesión puede grabarse. Inès deja su iPad sobre las rodillas y escucha.

Por la noche, en el hotel, ahí está cada ponente, cada cifra, y los dos estudios que quería leer. Con todo ello prepara un hilo para su equipo, antes de cenar.

Grabe solo si la organización y los ponentes lo permiten.

El resumen

Resumen listoiPad

Mesa redonda · La ciudad del mañana

Salon Ville & Mobilités · 1 h 30 min

Síntesis

Cuatro ponentes sobre la ciudad del mañana: el lugar de la bicicleta, el frescor de los patios de colegio, la rehabilitación de los edificios de viviendas y los repartos de última milla.

Temas

Movilidad · Anne Ferrand

Una red ciclista continua duplicaría el uso de la bicicleta de aquí a 2035.

Frescor · Malik Diop

Los patios de colegio con vegetación son 4 °C más frescos en verano.

Rehabilitación · Claire Morin

Los edificios rehabilitados reducen a la mitad su factura de calefacción.

Repartos · Paul Weber

Los puntos de recogida de barrio sustituyen a un tercio de las entregas a domicilio.

Acciones

Inès Haddad: buscar el informe «Ville 2040» citado por Anne Ferrand
Inès Haddad: leer el estudio sobre los patios con vegetación citado por Malik Diop

Viernes · 17:00 · Maison Orée · Apple Watch y iPhone

Claire y el comité del viernes

El comité del viernes, sin nadie que tenga que anotarlo todo.

Claire Vasseur dirige el proyecto de la nueva web de Maison Orée. Cada viernes toca comité: cinco personas, una hora y, hasta ahora, una asistente que dedicaba la noche a pasar a limpio sus notas. Este viernes, Claire avisa a los presentes, toca su reloj y deja su iPhone sobre la mesa. Participa en el debate en lugar de escribirlo.

Una hora después, en el taxi, el resumen está listo: maqueta B elegida para la página de inicio, lanzamiento fijado para el lunes 30 de noviembre, presupuesto de fotografía ampliado a 8000 €. Tres acciones, tres nombres, tres fechas. Lo envía en PDF incluso antes de llegar a casa. El lunes, nadie pregunta qué se había decidido.

Avise siempre a los participantes antes de grabar.

El resumen

Resumen listoApple Watch y iPhone

Comité de seguimiento de la nueva web

Maison Orée · 1 h 5 min

Síntesis

El comité elige la maqueta B para la página de inicio y fija el lanzamiento para el lunes 30 de noviembre. El presupuesto del reportaje fotográfico sube a 8000 €, con cargo a la reserva. La versión en inglés esperará a enero.

Temas

Página de inicio

Maqueta B: imagen a pantalla completa, acceso directo a la tienda.
Dos comentarios que resolver en el menú para teléfonos.

Calendario

Pruebas del 16 al 20 de noviembre, lanzamiento el 30.

Decisiones

Maqueta B elegida para la página de inicio.
Lanzamiento fijado para el lunes 30 de noviembre.
Presupuesto de fotografía ampliado a 8000 €, con cargo a la reserva.

Acciones

Claire Vasseur: enviar los textos definitivos de las fichas de productoviernes, 23 de octubre
Julien Marchetti: corregir el menú para teléfonos según los dos comentariosmiércoles, 28 de octubre
Inès Darmon: reservar al fotógrafo para la sesión del 5 de noviembrelunes, 26 de octubre

Viernes · 19:00 · A orillas del canal · Apple Watch

Mehdi, la revisión del proyecto caminando

La única reunión de la semana en la que nadie lo interrumpe.

Mehdi fundó su empresa solo. Sin comité, sin compañeros que le pidan cuentas. Así que el viernes por la tarde camina veinte minutos a orillas del canal y le habla a su reloj: cómo va la ronda de financiación, qué se atasca con el proveedor, qué tiene que hacer el lunes.

A su vuelta, el resumen le espera: dos decisiones que ya había tomado sin reconocérselo, cuatro acciones con su plazo. Las copia en su calendario. Dice que es la única reunión de la semana en la que nadie lo interrumpe.

El resumen

Resumen listoApple Watch

Revisión de la semana

A solas, caminando · 20 min

Síntesis

Mehdi hace balance de la semana. Dos fondos de cinco siguen interesados en la ronda. El proveedor está bloqueado con la exportación de datos. El lunes empieza con una llamada al proveedor.

Decisiones

Centrarse en los dos fondos interesados antes de contactar con otros.
Dividir la entrega del proveedor en dos fases.

Acciones

Mehdi: llamar al proveedor para fijar la primera faselunes, 26 de octubre
Mehdi: enviar las cifras actualizadas a los dos fondosmartes, 27 de octubre
Mehdi: releer el contrato del proveedormiércoles, 28 de octubre
Mehdi: reservar dos horas para el dosier de la rondajueves, 29 de octubre

Sábado · 9:00 · La casa de Julien · iPhone

Julien y el contratista

«Empezamos el 4, cuente con seis semanas». ¿Y todo lo demás?

Julien está reformando su casa. El contratista pasa un sábado por la mañana, recorre las habitaciones y habla rápido: el recrecido del suelo, la obra del muro de carga, los plazos del fontanero, «empezamos el 4, cuente con seis semanas». Julien le pregunta si puede grabar para no olvidar nada; el contratista sonríe: «Adelante».

Por la noche, Julien relee el resumen, corrige un nombre y se lo reenvía al contratista, para asegurarse de que se han entendido. El presupuesto llega tres días después, con las mismas partidas.

Avise siempre a su interlocutor antes de grabar.

El resumen

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Visita del contratista

Reforma de la casa · 1 h 5 min

Síntesis

La obra empieza el miércoles 4 de noviembre y dura seis semanas. Primero se hace el recrecido del suelo; la obra del muro de carga espera el informe del ingeniero de estructuras. El fontanero entra la tercera semana.

Decisiones

Inicio el miércoles 4 de noviembre, seis semanas de obra.
Recrecido del suelo antes de la obra del muro de carga.
Fontanero la tercera semana, del 16 al 20 de noviembre.

Acciones

Entreprise Morin: enviar el presupuesto detalladomartes, 20 de octubre
Julien Roche: pedir el informe del ingeniero de estructurasviernes, 30 de octubre
Julien Roche: vaciar el salón antes del inicio de la obramartes, 3 de noviembre

Lo que hace Aparté

Graba con un gesto, en el iPhone, el iPad o el Apple Watch.
Transcribe la reunión en el dispositivo: el audio no sale de él.
Con su consentimiento, la transcripción se envía a Claude, que redacta el resumen: una síntesis, los temas, las decisiones y las acciones con su responsable y su plazo, cuando se mencionaron.
El calendario puede aportar el título y los participantes; usted añade un cliente o notas.
El resumen se comparte en PDF, en texto o en Markdown.
Una grabación hecha en otro lugar, una nota de voz o una grabadora, se importa y se convierte en un resumen.

Lo que no hace

No se une a ninguna videollamada: escucha la sala.
Todavía no distingue quién habla.
No da consejos médicos, jurídicos ni financieros: anota lo que se dijo.
No graba a nadie sin que lo sepa: avise siempre a los participantes antes de grabar.

Más de cuarenta usos

Allí donde se habla y se decide. Siempre avisando a las personas antes de grabar.

En equipo

Revisión de proyecto en grupo: Avances, bloqueos, siguientes etapas. El resumen separa lo que se decidió de lo que sigue abierto, y cada acción tiene un nombre.
Ronda de intervenciones: Ocho personas, dos minutos cada una. El iPhone en el centro de la mesa; al final, la lista de acciones por persona, sin que nadie haya tenido que tomar notas.
Comité de seguimiento: Lo que se decidió en el día, cifras incluidas, listo para enviarlo a quienes no estaban.
Reunión semanal: La misma cita cada lunes: la lista de resúmenes se convierte en el historial del proyecto, ordenado por cliente.
Retrospectiva: Lo que funcionó, lo que se atascó, lo que se cambia. Las decisiones de la retro ya no se pierden de un sprint a otro.
Traspaso de un proyecto: Quien se va explica, quien llega escucha. El resumen queda como memoria del proyecto.
Reunión de crisis: Se habla rápido, se decide rápido. El resumen conserva el orden de las decisiones y quién se encarga de qué.
Entrevista de selección: Con el consentimiento del candidato. Se escucha a la persona en lugar de tomar notas; después se comparan resúmenes, no recuerdos.

A solas, en voz alta

Revisión de proyecto a solas: El viernes por la tarde, caminando: dónde estoy, qué me bloquea, qué hago el lunes. El reloj escucha, Claude ordena: las decisiones por un lado, las acciones por otro.
Balance en caliente: Al salir de una cita, en el coche aparcado: tres minutos para contar lo que ha pasado. El resumen está listo antes de llegar a la oficina.
Preparar una presentación: Se ensaya en voz alta; el resumen devuelve la estructura de lo que se acaba de contar.
Diario de obra o de campo: Cada tarde, lo que se ha hecho, lo que falta, lo que hay que pedir.
Plan de la semana: El lunes por la mañana, uno se habla a sí mismo; las acciones de la semana salen con sus plazos.

Clientes, proveedores, profesionales

Reunión con un cliente: La necesidad, el presupuesto, los plazos, dichos por el propio cliente. El resumen sale esa misma tarde: el cliente ve que se le ha escuchado.
Conversación con un contratista: Reforma, ampliación, cocina: lo que el profesional prometió, para cuándo, a qué precio. Algo por escrito que reenviarle, antes del presupuesto.
Visita de obra: Se camina, se señala, se habla. Las incidencias y los repasos se convierten en una lista de acciones con fecha.
Negociación: Las concesiones de cada parte, en el orden en que se hicieron.
Briefing a una agencia o a un freelance: Lo que se espera, lo que no, la fecha de entrega: el briefing por escrito, sin tener que redactarlo.
Feria profesional: Diez conversaciones en un día; por la noche, diez resúmenes ordenados por empresa.
Llamada de un proveedor: El teléfono en altavoz, el reloj al lado; o la llamada grabada por el operador, importada después. Siempre avisando al interlocutor.

Asesoría y trabajo con clientes

Taller de consultoría: Tres horas de pósits y de debate; el resumen da la síntesis y las líneas de trabajo.
Sesión de coaching: Con el consentimiento de la persona acompañada. Los compromisos para la próxima sesión.
Arquitecto y cliente: Las elecciones, los materiales, el presupuesto, las limitaciones, y lo que queda por decidir.
Agente inmobiliario en una visita: Lo que le gustó al comprador, lo que le frena, las preguntas que trasladar al vendedor.
Fotógrafo y novios: El desarrollo del día, las fotos que no pueden faltar, los nombres que recordar.

Las citas en las que uno tiene derecho a olvidar

En la consulta del médico: Con su consentimiento. El especialista habla rápido, uno está preocupado, se queda con la mitad. El resumen conserva las pruebas previstas, el tratamiento indicado, las preguntas para la próxima vez. Aparté anota; quien trata al paciente sigue siendo el médico.
En el despacho del abogado: Con su consentimiento. Las opciones, los plazos, los documentos que reunir. Se relee en casa, con calma.
En la notaría: Una herencia, una compra: los pasos, los documentos, las fechas de firma.
En el banco: El préstamo, el tipo de interés, las condiciones dichas de viva voz.
Asesor de jubilación, aseguradora, perito tras un siniestro: Lo que se prometió, lo que hay que enviar, a quién.
En una ventanilla de la administración: La lista de documentos que aportar, por fin completa.

Familia, colegio, vecinos, asociaciones

Tutoría con el profesor: Lo que el profesor dijo del niño, lo que propone, la próxima cita. Compartido con el otro progenitor, que no pudo ir.
Junta de propietarios: Las votaciones, los importes, las obras aprobadas, mucho antes del acta oficial.
Junta directiva de la comunidad, de una asociación, de un club deportivo: Las decisiones de la noche, enviadas a los socios a la mañana siguiente.
La familia en torno a un padre mayor: Los hermanos se reúnen: quién acompaña a las citas, quién lleva los papeles. El resumen evita el «creía que te tocaba a ti».
Organizar una boda, un viaje, una mudanza: Cada reunión de organización da su lista de tareas.

Aprender y transmitir

Conferencia y mesa redonda: Cuando la organización lo permite. Las ideas principales de cada ponente, las cifras citadas, las referencias que buscar después.
Formación, seminario: La síntesis del día y los ejercicios que repetir.
Mentoría: Los consejos recibidos y lo que uno se compromete a probar.
Entrevista de investigación o periodística: Con el consentimiento de la persona entrevistada. El material en bruto, transcrito, y una primera síntesis.

En varios idiomas

Reunión en inglés con un socio: La transcripción y el resumen en inglés, o en el idioma elegido para la reunión.
Equipo europeo: Una reunión en alemán, otra en francés: cada una tiene su resumen, en su idioma.

Su próxima reunión,
ya en resumen.

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Las personas y los lugares de estas historias son ficticios. Modelo 3D del iPad: «Apple Pencil & iPad Pro» de eltayerkebulan (Sketchfab), CC BY 4.0.