Storie e utilizzi

Nove storie,
nove resoconti.

Le persone di queste storie sono inventate. Le situazioni, invece, tornano ogni settimana: un comitato, un'assemblea, un appuntamento di cui si ricorda la metà. Ogni filmato finisce sul resoconto, come appare in Aparté.

Lunedì · 09:30 · Atelier Sorel · iPhone

Il giro di tavolo del lunedì

Otto promesse al giro di tavolo del lunedì. Quante ne restano giovedì?

Ogni lunedì alle 9:30, le otto persone dell'Atelier Sorel fanno il giro di tavolo: due minuti ciascuna, cosa hanno fatto, cosa fanno, cosa le blocca. Tutti parlano, tutti promettono: sollecitare un cliente, prenotare uno studio, inviare un preventivo. Prima, metà degli impegni svaniva prima di mezzogiorno.

Ora Léa posa il suo iPhone al centro del tavolo e chiede se va bene a tutti; nessuno ha nulla in contrario. Un'ora dopo, il resoconto è partito: due decisioni, cinque azioni, ognuna con un nome e una data. Giovedì nessuno chiede chi dovesse occuparsene. Il lunedì successivo, la squadra comincia rileggendo l'elenco della settimana precedente.

Informi sempre i partecipanti prima di registrare.

Il resoconto

Resoconto prontoiPhone

Giro di tavolo del lunedì

Atelier Sorel · 30 min

Sintesi

Otto aggiornamenti in trenta minuti. Il collaudo del sito Orée è giovedì; la campagna Lumen attende il riscontro del cliente; il servizio fotografico slitta a venerdì.

Decisioni

Collaudo del sito Orée giovedì 22 ottobre.
Servizio fotografico Lumen spostato a venerdì 23 ottobre.

Azioni

Camille: sollecitare il cliente Lumen sui visualmartedì 20 ottobre
Hugo: preparare il collaudo del sito Oréemercoledì 21 ottobre
Sarah: prenotare lo studio per il servizio fotograficomartedì 20 ottobre
Tom: inviare il preventivo della campagna invernalegiovedì 22 ottobre
Léa: aggiornare la pianificazione della settimanalunedì 19 ottobre

Martedì · 10:30 · Studio di cardiologia · iPhone

Hélène, dal cardiologo con sua madre

Dal cardiologo si ricorda la metà. Hélène ha conservato tutto.

Hélène accompagna sua madre dal cardiologo. Aveva preparato le sue domande, ma nello studio tutto va veloce: un'ecografia da rifare, un farmaco da sospendere, un altro da iniziare, un controllo tra tre mesi. Arrivando, ha chiesto al medico se poteva registrare. Lui ha detto di sì.

Nella sala d'attesa del laboratorio, rilegge il resoconto con sua madre, poi lo invia a suo fratello, che vive a Lione. Per la prima volta hanno la stessa versione di ciò che è stato detto. Aparté non interpreta nulla: annota. A curare resta il medico.

Chieda sempre il consenso del medico prima di registrare.

Il resoconto

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Visita cardiologica

Jeanne Morel · 22 min

Sintesi

Il cardiologo fa il punto sulla terapia di Jeanne. Un ecocardiogramma va ripetuto prima del prossimo controllo. Il betabloccante viene sospeso e sostituito da una compressa al mattino. Controllo tra tre mesi.

Decisioni

Ecocardiogramma da ripetere prima del prossimo controllo.
Sospensione del betabloccante da domani.
Nuova terapia: una compressa ogni mattina, a colazione.

Azioni

Hélène Morel: prenotare l'ecocardiogrammaentro il 20 novembre
Jeanne Morel: iniziare la nuova terapiamercoledì 21 ottobre
Segreteria: fissare il controllo di gennaio

Martedì · 18:30 · Résidence Les Tilleuls · iPad

Sophie e l'assemblea dei Tilleuls

Due ore di assemblea condominiale. Il resoconto la sera stessa.

Sophie fa parte del consiglio di condominio della Résidence Les Tilleuls. L'assemblea dura due ore e le votazioni si susseguono: il rifacimento della facciata su strada, 42.000 €, in due rate; l'amministratore confermato per un anno; il citofono rinviato all'anno prossimo. Prima di cominciare, chiede alla sala se può registrare, poi posa il suo iPad sul tavolo. Segue la discussione invece di annotare tutto.

La sera stessa invia il resoconto ai condòmini assenti. Il verbale ufficiale arriverà tra un mese. Il giorno dopo, due vicini la fermano sulle scale per ringraziarla, e un terzo le chiede come ha fatto.

Informi sempre i partecipanti prima di registrare.

Il resoconto

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Assemblea condominiale

Résidence Les Tilleuls · 1 h 32 min

Sintesi

L'assemblea approva il rifacimento della facciata su strada e conferma l'amministratore per un anno. La sostituzione del citofono attenderà l'anno prossimo.

Decisioni

Rifacimento della facciata su strada approvato: 42.000 €, in due rate.
Amministratore confermato per un anno.
Sostituzione del citofono rinviata all'anno prossimo.

Azioni

Consiglio di condominio: chiedere tre preventivi per la facciatafine novembre
Amministratore: inviare il primo avviso di pagamentoinizio gennaio

Mercoledì · 15:00 · Il laboratorio di Lucas · iPhone

Lucas e la distributrice di Rotterdam

Negoziare in inglese quando non è la propria lingua. Lucas ha ritrovato tutto nel resoconto.

Lucas fa confetture nel suo laboratorio. Sanne van Dijk, che rifornisce gastronomie nei Paesi Bassi, viene a trovarlo: quaranta negozi, pallet da 120 vasetti, pagamento a sessanta giorni. Parla in fretta, in inglese, e l'inglese di Lucas è arrugginito. Prima dell'appuntamento, ha impostato l'inglese come lingua della riunione; all'inizio, chiede a Sanne se può registrare per il resoconto. Lei accetta.

La sera, il resoconto è pronto, in inglese come la riunione: otto prodotti in 40 negozi da marzo, un ordine al mese, pagamento a 45 giorni, dopo che lui ne aveva chiesti trenta e lei sessanta. Lo invia a Sanne per conferma, senza dover ritradurre nulla.

Chieda sempre il consenso dell'interlocutore prima di registrare.

Il resoconto

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Distribution deal with Van Dijk Foods

Distribuzione Paesi Bassi · 50 min

Sintesi

Sanne van Dijk will list six jams and two honeys in 40 Dutch delicatessens from March. Orders come monthly, in pallets of 120 jars. Lucas asked for payment at 30 days, Sanne at 60: they settled on 45.

Decisioni

Eight products listed in 40 shops from March.
Monthly orders, pallets of 120 jars.
Payment terms: 45 days.

Azioni

Lucas Bernard: Send the price list in euros, excluding VATFriday 23 October
Sanne van Dijk: Confirm the 40 shops and the launch dateEnd of October
Lucas Bernard: Prepare the Dutch labelsMid-January

Mercoledì · 18:00 · Studio dell'avvocata Laurent · iPad

Paul e la sua avvocata

Prima consulenza dall'avvocata. Ne esce con il suo elenco.

Paul ha una controversia con il suo ex padrone di casa. Dall'avvocata Laurent arriva tutto insieme: le opzioni, i termini, i documenti da raccogliere, quanto può costare. Chiede se può registrare per rileggere a casa; lei accetta.

La sera, il suo elenco è pronto: il contratto di locazione, le ricevute dell'affitto, gli scambi di email, entro il 15. Arriva al secondo appuntamento con una pratica completa, e guadagnano mezz'ora.

Chieda sempre il consenso dell'interlocutore prima di registrare.

Il resoconto

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Prima consulenza

Controversia con l'ex locatore · 55 min

Sintesi

L'avvocata Laurent propone di inviare prima una diffida, poi di avviare la mediazione se il locatore non risponde entro un mese. Il termine per agire è di tre anni. La prima fase ha un compenso forfettario.

Decisioni

Prima la diffida, poi la mediazione se necessario.
Compenso forfettario di 600 € per la prima fase.

Azioni

Paul Girard: raccogliere il contratto di locazione e il verbale di riconsegna dell'immobilegiovedì 15 ottobre
Paul Girard: mettere insieme le ricevute dell'affittogiovedì 15 ottobre
Paul Girard: esportare gli scambi di email con il locatoregiovedì 15 ottobre
Avv. Laurent: redigere la diffidaal ricevimento dei documenti

Giovedì · 14:00 · Salon Ville & Mobilités · iPad

Inès alla tavola rotonda

Una tavola rotonda, quattro relatori, un solo taccuino. Inès ha scelto di ascoltare.

Inès è ricercatrice, lavora sulla città di domani. Al Salon Ville & Mobilités, quattro relatori snocciolano cifre: la bicicletta, il fresco nei cortili delle scuole, la riqualificazione dei condomini, le consegne. In apertura, il moderatore annuncia che la sessione può essere registrata. Inès tiene il suo iPad sulle ginocchia e ascolta.

La sera, in albergo, ritrova ogni relatore, ogni cifra, e i due studi che voleva leggere. Ne fa un thread per la sua squadra, prima di cena.

Registri solo se gli organizzatori e i relatori lo consentono.

Il resoconto

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Tavola rotonda · La città di domani

Salon Ville & Mobilités · 1 h 30 min

Sintesi

Quattro relatori sulla città di domani: lo spazio della bicicletta, il fresco nei cortili delle scuole, la riqualificazione dei condomini e le consegne dell'ultimo miglio.

Argomenti

Mobilità · Anne Ferrand

Una rete ciclabile continua raddoppierebbe la quota della bicicletta entro il 2035.

Raffrescamento · Malik Diop

I cortili scolastici rinverditi sono più freschi di 4 °C in estate.

Riqualificazione · Claire Morin

I condomini riqualificati dimezzano la bolletta del riscaldamento.

Consegne · Paul Weber

I punti di ritiro di quartiere sostituiscono un terzo delle consegne a domicilio.

Azioni

Inès Haddad: ritrovare il rapporto «Ville 2040» citato da Anne Ferrand
Inès Haddad: leggere lo studio sui cortili rinverditi citato da Malik Diop

Venerdì · 17:00 · Maison Orée · Apple Watch e iPhone

Claire e il comitato del venerdì

Il comitato del venerdì, senza nessuno che debba annotare tutto.

Claire Vasseur dirige il progetto del nuovo sito di Maison Orée. Ogni venerdì c'è il comitato: cinque persone, un'ora, e finora un'assistente che passava la serata a mettere in bella copia i suoi appunti. Questo venerdì, Claire avvisa i presenti, tocca l'orologio e posa il suo iPhone. Partecipa alla discussione invece di metterla per iscritto.

Un'ora dopo, in taxi, il resoconto è pronto: scelta la proposta grafica B per la home page, messa online fissata a lunedì 30 novembre, budget fotografico portato a 8.000 €. Tre azioni, tre nomi, tre date. Lo invia in PDF prima ancora di arrivare a casa. Lunedì nessuno chiede cosa si fosse deciso.

Informi sempre i partecipanti prima di registrare.

Il resoconto

Resoconto prontoApple Watch e iPhone

Comitato di pilotaggio del nuovo sito

Maison Orée · 1 h 5 min

Sintesi

Il comitato sceglie la proposta grafica B per la home page e fissa la messa online a lunedì 30 novembre. Il budget del servizio fotografico sale a 8.000 €, preso dalla riserva. La versione inglese attenderà gennaio.

Argomenti

Home page

Proposta B: immagine a tutto schermo, accesso diretto al negozio.
Due osservazioni da riprendere sul menu mobile.

Tempistiche

Collaudo dal 16 al 20 novembre, messa online il 30.

Decisioni

Proposta grafica B scelta per la home page.
Messa online fissata a lunedì 30 novembre.
Budget fotografico portato a 8.000 €, preso dalla riserva.

Azioni

Claire Vasseur: inviare i testi definitivi delle schede prodottovenerdì 23 ottobre
Julien Marchetti: rivedere il menu mobile secondo le due osservazionimercoledì 28 ottobre
Inès Darmon: prenotare il fotografo per il servizio del 5 novembrelunedì 26 ottobre

Venerdì · 19:00 · Lungo il canale · Apple Watch

Mehdi, la revisione di progetto camminando

L'unica riunione della settimana in cui nessuno lo interrompe.

Mehdi ha fondato la sua azienda da solo. Nessun comitato, nessun collega che lo solleciti. Così, il venerdì sera, cammina venti minuti lungo il canale e parla all'orologio: a che punto è la raccolta fondi, cosa non va con il fornitore, cosa deve fare lunedì.

Al ritorno, il resoconto lo aspetta: due decisioni che non si era confessato di aver preso, quattro azioni con la loro scadenza. Le ricopia nel calendario. Dice che è l'unica riunione della settimana in cui nessuno lo interrompe.

Il resoconto

Resoconto prontoApple Watch

Revisione della settimana

Da solo, camminando · 20 min

Sintesi

Mehdi fa il punto sulla settimana. Due fondi su cinque restano interessati alla raccolta. Il fornitore è bloccato sull'esportazione dei dati. Lunedì comincia con una telefonata al fornitore.

Decisioni

Concentrarsi sui due fondi interessati prima di contattarne altri.
Dividere la consegna del fornitore in due lotti.

Azioni

Mehdi: chiamare il fornitore per definire il primo lottolunedì 26 ottobre
Mehdi: inviare i dati aggiornati ai due fondimartedì 27 ottobre
Mehdi: rileggere il contratto del fornitoremercoledì 28 ottobre
Mehdi: bloccare due ore per il dossier della raccolta fondigiovedì 29 ottobre

Sabato · 09:00 · La casa di Julien · iPhone

Julien e l'impresa edile

«Si parte il 4, ci vogliono sei settimane.» E tutto il resto?

Julien ristruttura la sua casa. Il titolare dell'impresa passa un sabato mattina, fa il giro delle stanze e parla in fretta: il massetto, il consolidamento del muro portante, i tempi dell'idraulico, «si parte il 4, ci vogliono sei settimane». Julien chiede se può registrare per non dimenticare nulla; il titolare sorride: «Faccia pure.»

La sera, Julien rilegge il resoconto, corregge un nome e lo rimanda all'impresa, per essere sicuri di essersi capiti. Il preventivo arriva tre giorni dopo e riprende le stesse voci.

Informi sempre l'interlocutore prima di registrare.

Il resoconto

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Sopralluogo dell'impresa

Ristrutturazione della casa · 1 h 5 min

Sintesi

Il cantiere parte mercoledì 4 novembre, per sei settimane. Il massetto viene gettato per primo; il consolidamento del muro portante attende il parere dell'ingegnere strutturista. L'idraulico interviene la terza settimana.

Decisioni

Inizio mercoledì 4 novembre, sei settimane di lavori.
Massetto gettato prima del consolidamento del muro portante.
Idraulico la terza settimana, dal 16 al 20 novembre.

Azioni

Entreprise Morin: inviare il preventivo dettagliatomartedì 20 ottobre
Julien Roche: chiedere il parere dell'ingegnere strutturistavenerdì 30 ottobre
Julien Roche: svuotare il soggiorno prima dell'inizio dei lavorimartedì 3 novembre

Cosa fa Aparté

Registra con un gesto, su iPhone, iPad o Apple Watch.
Trascrive la riunione sul dispositivo: l'audio non ne esce.
Con il suo consenso, la trascrizione va a Claude, che redige il resoconto: una sintesi, gli argomenti, le decisioni, le azioni con il responsabile e la scadenza, quando sono stati indicati.
Il calendario può fornire il titolo e i partecipanti; lei aggiunge un cliente o delle note.
Il resoconto si condivide in PDF, come testo o in Markdown.
Una registrazione fatta altrove, un memo vocale o un dittafono, si importa e diventa un resoconto.

Cosa non fa

Non si collega a nessuna videochiamata: ascolta la sala.
Non distingue ancora chi parla.
Non dà alcun parere, medico, legale o finanziario: annota ciò che è stato detto.
Non registra mai di nascosto: informi sempre i partecipanti prima di registrare.

Oltre quaranta utilizzi

Ovunque si parli e si decida. Informando sempre le persone prima di registrare.

In squadra

Revisione di progetto in gruppo: Avanzamento, punti bloccanti, prossime tappe. Il resoconto separa ciò che è stato deciso da ciò che resta aperto, e ogni azione ha il suo nome.
Giro di tavolo: Otto persone, due minuti ciascuna. iPhone al centro del tavolo; alla fine, l'elenco delle azioni per persona, senza che nessuno abbia tenuto la penna.
Comitato di pilotaggio: Le scelte del giorno, cifre comprese, pronte da inviare a chi non c'era.
Riunione settimanale: Lo stesso appuntamento ogni lunedì: l'elenco dei resoconti diventa la storia del progetto, ordinata per cliente.
Retrospettiva: Cosa ha funzionato, cosa si è inceppato, cosa si cambia. Le decisioni della retrospettiva non si perdono più da uno sprint all'altro.
Passaggio di consegne: Chi parte spiega, chi arriva ascolta. Il resoconto resta come memoria della pratica.
Riunione di crisi: Si parla in fretta, si decide in fretta. Il resoconto conserva l'ordine delle decisioni e chi si occupa di cosa.
Colloquio di selezione: Con il consenso del candidato. Si ascolta la persona invece di prendere appunti; poi si confrontano resoconti, non ricordi.

Da soli, ad alta voce

Revisione di progetto da soli: Il venerdì sera, camminando: a che punto sono, cosa mi blocca, cosa faccio lunedì. L'orologio ascolta, Claude mette in ordine: le decisioni da una parte, le azioni dall'altra.
Debriefing a caldo: Uscendo da un appuntamento, in auto, da fermi: tre minuti per dire cosa è successo. Il resoconto è pronto prima di arrivare in ufficio.
Preparare una presentazione: Si prova ad alta voce; il resoconto restituisce la scaletta appena raccontata.
Diario di cantiere o sul campo: Ogni sera, ciò che è stato fatto, ciò che manca, ciò che bisogna ordinare.
Piano della settimana: Il lunedì mattina si parla a sé stessi; le azioni della settimana escono con le loro scadenze.

Clienti, fornitori, artigiani

Appuntamento con un cliente: Le esigenze, il budget, i tempi, detti dal cliente stesso. Il resoconto parte la sera stessa: il cliente vede di essere stato ascoltato.
Colloquio con l'impresa edile: Ristrutturazione, ampliamento, cucina: cosa ha promesso l'artigiano, per quando, a che prezzo. Una traccia scritta da rimandargli, prima del preventivo.
Sopralluogo in cantiere: Si cammina, si indica, si parla. I difetti e i ritocchi diventano un elenco di azioni con le loro date.
Trattativa: Le concessioni di ciascuno, nell'ordine in cui sono state fatte.
Brief di agenzia o di freelance: Ciò che ci si aspetta, ciò che non ci si aspetta, la data di consegna: il brief scritto, senza doverlo redigere.
Fiera di settore: Dieci conversazioni in un giorno; la sera, dieci resoconti ordinati per azienda.
Telefonata di un fornitore: Telefono in vivavoce, orologio accanto; oppure la chiamata registrata dall'operatore, importata dopo. Informando sempre l'interlocutore.

Consulenza e professioni a contatto con i clienti

Workshop di consulenza: Tre ore di post-it e di discussioni; il resoconto restituisce la sintesi e i filoni di lavoro.
Sessione di coaching: Con il consenso della persona seguita. Gli impegni presi per la sessione successiva.
Architetto e cliente: Le scelte, materiali, budget, vincoli, e ciò che resta da decidere.
Agente immobiliare in visita: Cosa è piaciuto all'acquirente, cosa lo trattiene, le domande da girare al venditore.
Fotografo e futuri sposi: Lo svolgimento della giornata, le foto da non perdere, i nomi da ricordare.

Gli appuntamenti in cui si ha il diritto di dimenticare

Dal medico: Con il consenso del medico. Lo specialista parla in fretta, si è in ansia, si ricorda la metà. Il resoconto conserva gli esami previsti, la terapia indicata, le domande da fare la volta successiva. Aparté annota; a curare resta il medico.
Dall'avvocato: Con il consenso dell'avvocato. Le opzioni, i termini, i documenti da raccogliere. Si rilegge a casa, con calma.
Dal notaio: Una successione, un acquisto: le tappe, i documenti, le date della firma.
In banca: Il prestito, il tasso, le condizioni dette a voce.
Consulente previdenziale, assicuratore, perito dopo un sinistro: Ciò che è stato promesso, cosa bisogna inviare, a chi.
Allo sportello di un ufficio pubblico: L'elenco dei documenti da presentare, finalmente completo.

Famiglia, scuola, vicinato, associazioni

Colloquio scuola-famiglia: Ciò che l'insegnante ha detto del bambino, cosa propone, il prossimo appuntamento. Condiviso con l'altro genitore, che non è potuto venire.
Assemblea condominiale: I voti, gli importi, i lavori decisi, molto prima del verbale ufficiale.
Consiglio di condominio, direttivo di un'associazione, società sportiva: Le decisioni della sera, inviate ai soci la mattina dopo.
Famiglia attorno a un genitore anziano: Fratelli e sorelle si riuniscono: chi accompagna agli appuntamenti, chi si occupa delle pratiche. Il resoconto evita il «pensavo te ne occupassi tu».
Organizzare un matrimonio, un viaggio, un trasloco: Ogni riunione organizzativa dà il suo elenco di compiti.

Imparare e trasmettere

Conferenza e tavola rotonda: Quando l'organizzatore lo consente. Le idee chiave di ogni relatore, le cifre citate, i riferimenti da ritrovare.
Formazione, seminario: La sintesi della giornata e gli esercizi da rifare.
Mentoring: I consigli ricevuti e ciò che ci si impegna a provare.
Intervista di ricerca o giornalistica: Con il consenso della persona intervistata. Il materiale grezzo, trascritto, e una prima sintesi.

In più lingue

Riunione in inglese con un partner: La trascrizione e il resoconto in inglese, o nella lingua scelta per la riunione.
Gruppo di lavoro europeo: Una riunione in tedesco, un'altra in spagnolo: ognuna ha il suo resoconto, nella sua lingua.

La prossima riunione,
già in un resoconto.

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Le persone e i luoghi di queste storie sono inventati. Modello 3D di iPad: «Apple Pencil & iPad Pro» di eltayerkebulan (Sketchfab), CC BY 4.0.